为做好各项开学前的准备工作，外语系提前召开了全系教职工大会和学生干部大会。2月28日下午召开的教职工大会上，系副主任计道宏先对教学工作进行了安排，要求教师做到“六到位”，即教材、教案、课件、上课时间、课表、学生名册到位，同时强调教师做好课堂管理。然后，系党总支副书记夏金元对学生工作进行了部署，强调辅导员老师做好学生报到和开学上课前的所有准备工作。最后，系主任陈梅发表了新年贺词，传达了学校新学期工作会议精神，介绍了本学期工作重点和要点。她希望老师们以全新的精神面貌投入到新学期工作和教学中，为学生们提供优质服务。

3月1日下午，外语系召开学生干部大会，会议特别强调开学准备“七到位”、安全“五防”和课堂纪律“四不准”，即学生到位、时间表到位、课表到位、教材到位、教室卫生到位、粉笔黑板擦到位、主题班会到位；安全上提醒学生做好“五防”——防火、防骗、防盗、防被撞、防传销；为深化知行反思，班级日常管理工作每周“五晒”——晒升旗早操出勤与缺勤学生姓名、晒晨读晚自习考勤情况、晒教室卫生、晒寝室卫生。重申课堂纪律“四不准”——不准迟到、不准课堂玩手机、不准带食物进教学楼、不准穿拖鞋进入教室。

3月1日晚上，系领导班子和全体辅导员、班主任深入到班级和每个学生寝室，看望学生，了解困难，为他们献上新年祝福。